Sie möchten eine Mahnung, eine Kündigung oder irgendein anderes Schriftstück zugehen lassen? Dann muss dies in einer Weise geschehen, die es dem Adressaten unmöglich macht zu behaupten, er habe Ihr Schreiben gar nicht bekommen. In Betracht kommt eine Zustellung per Gerichtsvollzieher oder Zugang unter Zeugen.
Lassen Sie sich den Empfang möglichst quittieren. Allerdings ist der Empfänger grundsätzlich nicht verpflichtet, den Empfang zu quittieren. Die einfachste Form der Quittierung ist, wenn unten auf die Kopie eines einseitigen Schriftstückes geschrieben wird: "Schreiben erhalten am _____________ ." und dieser Zusatz von einem Empfangsberechtigten unterzeichnet wird.
Bekommen Sie keine Quittung, so gehen Sie mit Ihren Zeugen zum Briefkasten des Adressaten, alle lesen den Brief nochmal und sehen zu, wie er eingetütet und eingeworfen wird. Alternativ können Sie den Brief und Ihre Zeugen aufs Postamt mitnehmen, dann den von allen nochmal gelesenen Brief unter Aufsicht der Zeugen eintüten und als Einschreiben mit Rückschein aufgeben. Wenn es später in einem Rechtsstreit darauf ankommt, ob Ihr Schreiben den Adressaten erreicht hat, können die Zeugen Ihre Handlungen und den Inhalt des Briefes bezeugen.
Die persönliche Übergabe unter Zeugen ist relativ sicher, der Postweg ist es nicht. Die Beweiskraft eines Einwurf-Einschreibens oder gar eines normalen Briefes ist geringer als die Beweiskraft eines Einschreibens mit Rückschein, und daher nicht empfehlenswert. Letzteres hat trotzdem einen gravierenden Nachteil: Wenn der Adressat vom Postboten nicht angetroffen wurde, muss der Adressat das Einschreiben bei der Post abholen, um den Zugang wirksam werden zu lassen. Das wird der Adressat aber nicht tun, wenn er damit rechnen muss, dass unangenehme Post zu ihm unterwegs ist. Ist der Adressat ein seriöses Unternehmen, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er das Einschreiben mit Rückschein entgegen nehmen wird.
Sie erleichtern Ihren Zeugen die Erinnerung im Zuge der Aussagen vor Gericht, wenn Sie neben dem Original Ihres Schriftstücks auch eine Kopie mitnehmen, auf der die Zeugen das Geschehen unterzeichnen. Auf der Kopie steht sinngemäß: "Die Unterzeichner haben sich gemeinsam mit dem Absender am __________ um ___ Uhr beim Adressaten eingefunden und können das Eintüten und Einwerfen dieses Schriftstückes in den Briefkasten des Adressaten bezeugen. Vor dem Eintüten haben die Unterzeichner das Original und diese Kopie gelesen und die Übereinstimmung festgestellt."
Am einfachsten und sichersten ist es, einen Gerichtsvollzieher mit der Zustellung des Dokuments zu beauftragen. Lassen Sie sich zu diesem Zweck von einem Amtsgericht die Adresse eines Gerichtsvollziehers in Ihrer Nähe geben, rufen Sie dort an, bringen Sie ihm das Schriftstück und er kümmert sich um den rechtssicheren Zugang. Die Kosten sind erträglich, weit unter 50 Euro. Näheres zur Zustellung durch den Gerichtsvollzieher finden Sie auf der Website von Ralf Diederich.
Die Zustellung per Gerichtsvollzieher dauert länger als die Zustellung per Post, zwei Wochen können es schon mal sein. Fragen Sie Ihren Gerichtsvollzieher danach.
Ich empfehle dringend die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Der Zugang ist dann amtlich dokumentiert. Zeugen können womöglich wegfallen durch Krankheit, Tod, Unsicherheit bei der Erinnerung, Einschüchterung oder weil ihre persönliche Beziehung zu Ihnen abkühlt.
Andere Methoden, den Zugang rechtssicher zu gestalten, stoßen auf Grenzen: Die sind da, wo der Empfänger kriminelle Energie aufbringt. So könnte der Chef kraft seiner übergeordneten Stellung im Unternehmen seine Mitarbeiter zwingen etwas zu bezeugen, was so nicht gewesen ist. Beispiel: Sie treten im Büro mit einem Zeugen auf zwecks rechtssicherer Abgabe Ihrer Erklärung, aber im folgenden Streitfall vor Gericht benennt das Unternehmen mehrere Angestellte als Zeugen, die den Sachverhalt anders schildern als Sie. Am wenigsten angreifbar ist die Zustellung per Gerichtsvollzieher, weil dabei eine Amtsperson eingeschaltet ist.
Eine rechtlich relevante Äußerung wird als „Willenserklärung“ (WE) bezeichnet. Es gibt empfangsbedürftige und nicht-empfangsbedürftige WEen. WEen können mündlich (formlos) oder in einer bestimmten gesetzlich festgelegten Form (im Wesentlichen in Textform, in elektronischer Form, schriftlich, öffentlich beglaubigt oder notariell beurkundet) abgegeben werden. Für bestimmte Rechtsbereiche schreibt der Gesetzgeber eine bestimmte Form vor. So sind z.B. Testamente nur handschriftlich, also mit der Hand geschrieben, und eigenhändig unterzeichnet, wirksam. Das ist mehr als die bloße Schriftform, bei der der Text auch von einem Vertreter unterzeichnet werden darf und der Text auch getippt oder gedruckt sein darf. Nicht empfangsbedürftig sind nur wenige Arten; praktisch bedeutsam ist nur das Testament. Die breite Masse der WEen ist empfangsbedürftig und formlos oder schriftlich, solche WEen begegnen Ihnen jeden Tag im Rechtsverkehr. Beispiele: Sie kaufen ein Brötchen, ein Auto, mieten eine Wohnung, schließen einen Arbeitsvertrag, kündigen irgendetwas... Damit eine empfangsbedürftige WE Wirksamkeit entfaltet, muss sie beim Empfänger ankommen: sie muss ihm zugehen. Eine mündliche WE geht in dem Moment zu, in dem der Empfänger sie vernimmt; anders nur, wenn dem Absender ein Wahrnehmungshindernis auffällt.
Der Zugang einer schriftlichen Erklärung beim Empfänger ist in dem Zeitpunkt erfolgt, in dem nach der Verkehrsanschauung mit der Kenntnisnahme der Erklärung zu rechnen ist. Nimmt der Empfänger früher Kenntnis von der WE, so ist die WE bereits in diesem früheren Zeitpunkt zugegangen. Der Zugang findet auch dann statt, wenn der Empfänger an der Kenntnisnahme gehindert ist wegen Abwesenheit, z.B. Urlaub, Krankheit oder Gefängnis. Beispiel: Sie versenden einen normalen Brief, der ein Kündigungsschreiben enthält, an ein Unternehmen. Der Brief wird am Samstag Vormittag vom Postboten zugestellt. Mit Kenntnisnahme ist zu rechnen, nachdem die Firma ihren Briefkasten erwartungsgemäß leeren wird. Das ist in diesem Fall im Laufe des kommenden Montags. Ist der Empfänger in diesem Beispiel kein Unternehmen, sondern ein Privater, so ist bereits im Laufe des Samstags mit Kenntnisnahme zu rechnen. Da die Post Sonn- und Feiertags nicht ausgetragen wird, ist im Laufe eines Sonn- oder Feiertags nicht mit einer Leerung des Briefkastens und damit nicht mit einem Zugang zu rechnen. Ein Einwurfeinschreiben geht wie ein normaler Brief zu, also wenn mit der nächsten Leerung des Briefkastens des Empfängers zu rechnen ist. Anders als beim normalen Brief protokolliert der Postbote, dass er den Brief in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen hat. Ein Einschreiben mit Rückschein geht zu, wenn es ausgehändigt worden ist; ein etwaiger Benachrichtigungszettel über die Ankunft eines Einschreibens im Postamt reicht nicht, um Zugang zu begründen.
Hin und wieder kommt es vor, dass eine schriftliche WE, also ein Brief, seinen Empfänger nicht oder nicht rechtzeitig erreicht. Dann liegt eine Zugangsstörung vor. Ursächlich dafür kann der Absender sein, der Überbringer (idR. ein Zustellungsunternehmen) oder der Empfänger. Schlecht wird es für den Erklärenden, wenn er von der Zugangsstörung erst so spät Kenntnis erlangt, dass es wegen drohender oder bereits eingetretener Fristüberschreitung nicht mehr möglich ist, zeitgerecht eine zweite WE zu übermitteln. Daher ist es bei wichtigen WEen immer sinnvoll, die Fristen nicht auszureizen und genügend zeitlichen Puffer zu haben, um die Erklärung ein zweites Mal abgeben zu können. Was können Sie tun bei Fristüberschreitung infolge einer Zugangsstörung? In einigen Fällen wird der rechtzeitige Zugang fingiert, sofern dem Empfänger ein Sorgfaltsverstoß zur Last liegt.
Der Fall: Der Empfänger macht Ihnen gegenüber geltend, dass ihm die WE nicht zugegangen ist. Es könnte Verfristung für Ihre WE eintreten, weil für die Abgabe Ihrer Erklärung eine Frist läuft, die wegen der Nichtzustellung nicht mehr eingehalten werden kann. Liegt die Fristüberschreitung am Postweg oder an der zu späten Aufgabe des Briefes, so geht die Fristüberschreitung zu Ihren Lasten. Anders kann es aussehen, wenn dem Empfänger eine Sorgfaltsverletzung trifft, weil er keine geeigneten Vorkehrungen getroffen hat, dass ihn WEen erreichen, obwohl er aufgrund bestehender oder angebahnter vertraglicher Beziehungen mit dem Zugang solcher Erklärungen rechnen musste. Solche Sorgfaltsverletzungen könnten möglicherweise ein abmontierter Briefkasten, die Angabe einer falschen Anschrift oder das Verreisen ohne Stellung eines Nachsendeantrags sein. Geschäftsleute müssen sicherstellen, dass für ihre Abwesenheit ein Empfangsbevollmächtigter benannt worden ist. Können Sie beweisen, dass die ursprüngliche Erklärung von Ihnen abgegeben worden ist (z.B. weil Sie einen Gerichtsvollzieher mit der Zustellung beauftragt haben) und dass der Zugang ohne die Sorgfaltsverletzung rechtzeitig zu erwarten gewesen wäre, hilft möglicherweise noch Folgendes: Es ist unverzüglich ein erneuter rechtssicherer Zustellungsversuch zu starten. Dies kann helfen, die Frist trotz Überschreitung zu wahren. Entbehrlich könnte so ein zweiter Zustellungsversuch sein, wenn der Empfänger die Annahme der WE grundlos verweigert hat oder den Zugang durch arglistiges Verhalten vereitelt hat, z.B. indem er Briefkasten oder Namensschilder abmontiert extra zum Zweck der Zugangsvereitelung. Letzteres dürfte schwer zu beweisen sein.
Beispiel: Sie wollen kündigen, auf dem letzten Drücker. Sie werfen das Schriftstück mit Ihrer Erklärung abends in den falschen Briefkasten, weil Ihnen der Empfänger nachweislich eine falsche Adresse gegeben hat. Auf Ihre Nachfrage beim Empfänger klärt sich dieser Sachverhalt auf und der Empfänger beruft sich bezüglich Ihrer Kündigung auf Verfristung, weil Ihre Erklärung nicht fristgemäß eingegangen ist. Sie starten unverzüglich einen zweiten rechtssicheren Zustellungsversuch, der diesmal gelingt: Ihre Erklärung geht zwei Tage nach Fristablauf zu. Dadurch könnte die inzwischen abgelaufende Frist gewahrt bleiben. Weiteres Beispiel: Sie werfen das Schriftstück mit Ihrer Erklärung abends in den richtigen Briefkasten, aber in der Nacht, also vor der zu erwartenden Leerung, wird der Kasten aufgebrochen. Dafür hat der Empfänger Zeugen. Auf Ihre Nachfrage hin teilt er Ihnen dies mit und beruft sich bezüglich Ihrer Kündigung auf Verfristung. Hier ist dem Empfänger wohl kein Sorgfaltsverstoß anzulasten und ein zweiter Zustellungsversuch wird wohl für die bereits eingetretene Verfristung irrelevant sein. Weiteres Beispiel: Wie eben, aber der Empfänger hat den Briefkastenschlüssel verloren und schließt den Kasten daher nicht ab. Das könnte vor Gericht wohl so oder so ausgehen. Wenn schon öfter Post verschwunden ist, kann eher von einer Sorgfaltsverletzung des Empfängers gesprochen werden als wenn das noch nie vorgekommen ist. Als Außenstehender können Sie so etwas nur schwer beweisen, dazu müsste wohl ein Detektiv Nachforschungen anstellen.
Andere Zugangsprobleme ergeben sich, wenn Sie Ihre Erklärung direkt beim Empfänger abgeben. Auch diesen Zugang müssen Sie im Streitfall beweisen können. Beispiel: Sie geben unter Zeugen einen Brief im Büro des Empfängers ab. Dann ist der Zugang übrigens sofort erfolgt, und ein Fristablauf infolge irgendwelcher Zustellungsprobleme droht nicht mehr. Dank der Zeugen können Sie beweisen, dass Ihre Erklärung angekommen ist. Dazu müssen die Zeugen das Schriftstück unmittelbar vor der Übergabe, also im Büro, gelesen haben und bezeugen können, dass genau dieses zuvor durchgelesene Schriftstück übergeben worden ist.
Haben Sie keine Zeugen zur Hand, können Sie sich den Empfang des Schriftstücks schriftlich quittieren lassen. Auch so können Sie verhindern, dass der Empfänger den Zugang abstreitet. Das Problem dabei ist die rechtssichere Formulierung der Quittung: Es reicht nicht, wenn das Büro Ihnen eine Erklärung unterschreibt, in der steht: „Unser Unternehmen hat am ... den Brief von Herrn ... erhalten“. So eine Bestätigung beweist nur, dass das Unternehmen einen Brief erhalten hat, aber nicht welchen Brief; die Bestätigung sagt nichts über den Inhalt der WE aus. Der Empfänger könnte z.B. behaupten, einen leeren Umschlag erhalten zu haben. Ist das Schriftstück einseitig, ist folgendes Vorgehen praktikabel: Das Büro quittiert Ihnen den Empfang des Schriftstückes auf einer Kopie, entweder auf der Vorderseite, sofern dort noch Platz ist, oder auf der Rückseite. Aus dem Bestätigungstext muss dann hervorgehen, dass sich die Quittierung auf die „obenstehende“ Erklärung bzw. die „umseitige“ Erklärung bezieht. Damit der Zugangszeitpunkt dokumentiert ist, muss die Quittung auch das Datum des Zugangs aufführen und von dem Empfänger oder einem Vertretungs- oder Empfangsberechtigten unterzeichnet worden sein. Die Unterschrift eines anderen Angestellten des Empfängers könnte im Einzelfall auch ausreichend sein.
Der Unterschrift unter einer Willenserklärung kommt unter anderem die sogenannte Abschlussfunktion zu. Das gilt auch für die Unterschriften der Parteien eines schriftlichen Vertrages, denn ein Vertrag ist nichts anderes als zwei übereinstimmende Willenserklärungen. Die Unterschrift am Ende eines Textes besagt also, dass die Erklärung zu Ende ist, sofern sich aus der Art der Erklärung, z.B. einem Formular, nichts anderes ergibt. Daher unterschreibt man eine Vereinbarung regelmäßig am Ende, bei mehrseitigen Urkunden auf der letzten Seite. Bei mehrseitigen Dokumenten besteht die Gefahr, dass der Erklärungsempfänger bzw. eine Partei des Vertrages eine oder mehrere Seiten austauscht, um sich einen rechtswidrigen Vorteil zu verschaffen. Das ist Urkundenfälschung und strafbar, aber oft nicht nachweisbar. Daher versieht man mehrseitige Dokumente auf jeder Seite, auch auf der letzten, mit einer sogenannten Paraphe, bevor man auf der letzten Seite schließlich unterschreibt. Die Paraphe ist ein Namenskürzel; regelmäßig verwendet man die Initialen des eigenen Namens. Durch die Paraphierung, die üblicherweise unten rechts auf jeder Seite angebracht wird, ist es für die andere Vertragspartei bzw. für den Empfänger der Erklärung viel schwerer, einzelne Seiten auszutauschen, denn dann müsste auch das Kürzel nachgemacht werden. Die Paraphe auf der Seite, auf der unterschrieben wird, ist besonders wichtig, weil sie die Referenz darstellt für die übrigen Paraphen. Werden die einzelnen Seiten nicht paraphiert, sondern unterschrieben, könnte sich ein Problem mit der obengenannten Abschlussfunktion ergeben, und zwar dann, wenn die gegnerische Partei die letzten Seiten entfernt.
Der Fall: Sie verfassen eine Erklärung, z.B. ein Kaufangebot auf einer Postkarte. Sie legen die fix und fertige, bereits frankierte Karte auf dem Schreibtisch ab. Sie bringen sie noch nicht zur Post, weil Ihnen Zweifel gekommen sind, ob Sie das Angebot wirklich abgeben sollten. Sie beabsichtigen, die Abgabe der Erklärung noch einmal zu überschlafen. Am Abend entdeckt Ihre Freundin die Karte. Sie glaubt, dass Sie die Karte lediglich vergessen haben und gibt sie für Sie zur Post.
In diesem Fall haben Sie nicht alles getan, damit die Karte in den Machtbereich des Empfängers gelangt. Ob unter diesen Umständen ein wirksamer Zugang erfolgen kann, ist in Lehre und Rechtsprechung seit jeher umstritten. Nach wohl herrschender Meinung ist ein Zugang hier nicht möglich. Die Konsequenz daraus wäre, dass Ihre Willenserklärung wegen des Abhandenkommens unwirksam ist. War die Erklärung Bestandteil eines Vertrages, so wäre dann auch der Vertrag nicht zustande gekommen, so dass die Parteien keine Rechte und Pflichten begründet hätten. Sofern aufgrund eines nichtigen Vertrages bereits Leistungen ausgetauscht worden sind, z. B. Geld geflossen und ein Auto übereignet worden ist, müssten diese Leistungen grundsätzlich zurück gewährt werden. War die Willenserklärung eine Kündigung, so stünden die Vertragsparteien grundsätzlich so, als habe es die Kündigung nicht gegeben.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihnen keine WE abhanden kommt. Das Abhandenkommen spielt nur eine geringe praktische Rolle und ist eigentlich nur bei schriftlichen Erklärungen möglich. Unterschreiben Sie Ihre Erklärungen erst dann, wenn Sie sich ganz sicher sind, dass Sie die Rechtsfolge auch wirklich wollen. Denn ist eine unterschriebene Erklärung in der Welt, so liegt eine Privaturkunde iSd. 416 ZPO vor. Die Beweisregeln 416 ZPO und 440 II ZPO streiten für die Authentizität der Urkunde.
Ist Ihnen Ihre Erklärung abhandengekommen und möchten Sie sich auf die Nichtigkeit Ihrer Erklärung berufen, so müssen Sie für das Abhandenkommen Beweis antreten. Naheliegend ist es, denjenigen als Zeugen zu laden, der den Brief zur Post gebracht hat.
Umgekehrter Fall: Sie haben einen Vertragspartner, der sich auf das Abhandenkommen und damit auf die Nichtigkeit seiner Erklärung beruft. Das kann wegen des geplatzten Geschäfts unangenehm und aufwendig für Sie werden. Führt Ihr Vertragspartner den Beweis für das Abhandenkommen, so obliegt es Ihnen, sein Vorbringen und seine Beweisführung zu Fall bringen. Beispiel: Die Freundin des Absenders bezeugt, den Brief auf dem Schreibtisch liegen gesehen und irrtümlich zur Post gebracht zu haben, ohne dass sie den Absender zuvor gefragt hatte. Das Gericht würde ihr zunächst einmal glauben. War die Zeugin zur angeblichen Tatzeit nachweislich nicht vor Ort oder sogar weit weg, so ist ihre Aussage nicht mehr glaubhaft. Oder vielleicht haben Sie im Wege eines Beweissicherungsverfahrens möglichst frühzeitig Fingerabdrücke am Briefumschlag sichern lassen? Befinden sich dort nur Abdrücke des Absenders, aber keine Abdrücke der Freundin, so ist dies ein starkes Indiz für die Unwahrheit der Zeugenaussage, aber wohl nur im Sommer. Spielte sich der Vorgang im Winter ab, so kann die Zeugin wohl glaubhaft vorbringen, Handschuhe getragen zu haben.